Rechnung schreiben in Österreich: Diese Pflichtangaben braucht es

Wer in Österreich eine Rechnung schreiben muss, sollte die Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes kennen. Fehlen Merkmale, ist die Rechnung zwar meist zivilrechtlich gültig, der Kunde kann aber die Vorsteuer verlieren. Das sorgt für Ärger und kostet Zeit, weil Rechnungen korrigiert werden müssen.

Rechnung schreiben: die Pflichtangaben

Eine Rechnung über mehr als 400 Euro brutto muss unter anderem folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Name und Anschrift des Kunden
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren oder Art und Umfang der Leistung
• Tag oder Zeitraum der Lieferung bzw. Leistung
• Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
• Ausstellungsdatum
• eine fortlaufende Rechnungsnummer
• die UID-Nummer des leistenden Unternehmens

Liegt der Gesamtbetrag über 10.000 Euro brutto, muss zusätzlich die UID-Nummer des Kunden angeführt werden, wenn der Kunde ein Unternehmen ist.

Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro

Für Rechnungen bis 400 Euro brutto gibt es Erleichterungen. Bei einer sogenannten Kleinbetragsrechnung reichen Name und Anschrift des Ausstellers, Menge und Bezeichnung der Leistung, Tag der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Name und Anschrift des Kunden sowie die UID-Nummer sind nicht nötig. Das betrifft etwa Kassenbons im Handel oder kleinere Handwerkerleistungen.

Sonderfälle bei Rechnungen

Einige Konstellationen verlangen besondere Hinweise:

• Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und vermerken die Befreiung.
• Beim Reverse-Charge-Verfahren, etwa bei Bauleistungen zwischen Unternehmen oder bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland, schuldet der Kunde die Steuer. Auf der Rechnung muss darauf hingewiesen und die UID-Nummer des Kunden angegeben werden.
• Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist ein Hinweis auf die Steuerfreiheit nötig.
• Anzahlungsrechnungen und Schlussrechnungen müssen sauber aufeinander abgestimmt sein, damit die Steuer nicht doppelt ausgewiesen wird.

Fortlaufende Nummer und Aufbewahrung

Die Rechnungsnummer muss einmalig vergeben werden und einer nachvollziehbaren Systematik folgen. Lücken sollten vermieden werden. Rechnungen sind in Österreich grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren, bei Grundstücken teils länger. Die Aufbewahrung kann auch elektronisch erfolgen, wenn die Echtheit und Lesbarkeit gesichert sind.

E-Rechnung und Software

Für Leistungen an den Bund ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format über das Unternehmensserviceportal vorgeschrieben. Auf EU-Ebene sind weitere Schritte zur verpflichtenden E-Rechnung zwischen Unternehmen geplant. Wann und wie diese in Österreich umgesetzt werden, sollten Betriebe laufend verfolgen.

Viele Unternehmen nutzen heute Rechnungsprogramme, die Pflichtangaben automatisch einfügen und fortlaufende Nummern vergeben. Das reduziert Fehler deutlich. Auch für Kleinbetriebe in Oberösterreich und anderswo gibt es günstige Online-Lösungen.

Häufige Fehler, die man vermeiden sollte:

1. Leistungszeitraum vergessen, etwa bei Monatsabrechnungen
2. Pauschale Bezeichnungen wie „Diverse Arbeiten“ statt konkreter Leistung
3. Falscher Steuersatz, etwa bei unterschiedlichen Sätzen für Waren
4. Fehlende UID-Nummer des Kunden bei Rechnungen über 10.000 Euro
5. Rechnungsnummer doppelt vergeben

Wer unsicher ist, lässt seine Rechnungsvorlage einmal von einer Steuerberaterin prüfen. Das Merkblatt des Finanzministeriums zu den Rechnungsmerkmalen bietet ebenfalls eine gute Übersicht über die aktuelle Rechtslage.