Pressekonferenz organisieren: Ablauf, Einladung und Checkliste

Wer eine Pressekonferenz organisieren will, sollte sich zuerst eine Frage stellen: Ist die Neuigkeit wirklich so wichtig, dass Journalistinnen und Journalisten dafür ihre Redaktion verlassen? Personal in Redaktionen ist knapp, Termine werden genau abgewogen. Eine Pressekonferenz lohnt sich daher nur bei Themen mit hohem Nachrichtenwert.

Pressekonferenz organisieren: wann sie sich lohnt

Typische Anlässe sind große Investitionen oder Standortentscheidungen, die Präsentation von Studien oder Bilanzen, Krisen mit großem öffentlichen Interesse oder Kooperationen mit bekannten Partnern. Für kleinere Themen sind Alternativen oft besser geeignet: eine gut geschriebene Presseaussendung, ein Pressegespräch mit wenigen ausgewählten Medien oder ein Vor-Ort-Termin, etwa in einem neuen Betrieb.

Die Einladung

Die Presseeinladung sollte etwa eine Woche vorher verschickt werden, mit einer Erinnerung ein bis zwei Tage vor dem Termin. Sie enthält:

• Thema und Anlass in einem klaren Satz
• Datum, Uhrzeit und Dauer
• genauen Ort mit Anfahrtsinfo und Parkmöglichkeiten
• Namen und Funktionen der Sprecherinnen und Sprecher
• Hinweis auf Foto- und Filmmöglichkeiten
• Kontaktperson und Bitte um Anmeldung

Das eigentliche Thema darf neugierig machen, aber nicht alles verraten. Sonst bleibt kein Grund, persönlich zu kommen.

Zeitpunkt und Ort

Bewährt haben sich Vormittage zwischen 9:30 und 11:00 Uhr an Wochentagen, idealerweise Dienstag bis Donnerstag. So haben Medien genug Zeit für die Berichterstattung am selben Tag. Der Ort sollte gut erreichbar sein und eine ruhige Akustik haben. Für Fernsehen und Fotografen ist ein ansprechender Hintergrund wichtig, etwa die Produktionshalle statt eines fensterlosen Besprechungsraums.

Ablauf der Pressekonferenz

1. Begrüßung durch die Moderation und kurze Vorstellung der Sprecher
2. Statements, insgesamt nicht länger als 20 bis 30 Minuten
3. Fragerunde für die anwesenden Medien
4. Möglichkeit für Einzelinterviews, Fotos und O-Töne

Weniger ist mehr: Maximal drei Sprecher, klare Botschaften, keine langen Präsentationen mit vielen Folien.

Pressemappe und Unterlagen

Am Termin und digital danach sollte eine Pressemappe bereitstehen. Sie enthält die Presseaussendung, Hintergrundinformationen, Zahlen und Fakten, Porträts der Sprecher sowie Fotos zum Download. Medien, die nicht teilnehmen konnten, erhalten die Unterlagen unmittelbar nach dem Termin. Eine Sperrfrist kann sinnvoll sein, wenn Unterlagen vorab verteilt werden.

Seit einigen Jahren bieten viele Veranstalter zusätzlich einen Livestream oder eine Online-Teilnahme an. Das erhöht die Reichweite, vor allem für Medien aus anderen Bundesländern. Für Fragen online sollte eine eigene Person zuständig sein. Technik muss vorher getestet werden.

Checkliste für den Tag:

• Raum, Technik, Mikrofone und Strom für Kameras prüfen
• Teilnehmerliste und Namensschilder vorbereiten
• Getränke bereitstellen, aufwendiges Catering ist nicht nötig
• Pressemappe gedruckt und digital bereithalten
• Sprecher auf mögliche kritische Fragen vorbereiten
• nach dem Termin Unterlagen versenden und Berichterstattung im Pressespiegel sammeln

Eine gut organisierte Pressekonferenz in Klagenfurt, Wien oder Graz folgt denselben Grundregeln: Relevanz, Pünktlichkeit und gute Unterlagen. Wer diese einhält, wird von Redaktionen auch beim nächsten Mal ernst genommen.